Z czym kojarzysz poufność?

Z tajemnicą.

Kontrolą dostępu.

Z zaufaniem, że pewien obszar informacji nie zostanie  udostępniony lub ujawniany nieuprawnionym osobom, procesom lub innym podmiotom.

 

Jakie informacje mogą być poufne?

Tak naprawdę tajemnica może dotyczyć każdego obszaru działalności firmy. To od właściciela, zarządu, osoby decyzyjnej w firmie zależy, czy konkretna informacja ma być poufna i w związku z tym stanowi dla niego wartość.

Bo tak naprawdę o to chodzi.

Konkretna informacja ma wartość handlową dla firmy, a jej rozpowszechnienie może przynieść negatywne skutki dla firmy, chociażby poprzez wykorzystanie przez konkurencję.

Co może być objęte tajemnicą w firmie? Poniżej zamieściłam przykładowe informacje:

  • lista klientów aktualnych i byłych
  • ceny, rabaty wynegocjowane z konkretnym klientem/kontrahentem
  • dodatkowe usługi potrzebne klientowi stanowiące ofertę
  • treść negocjacji
  • wynagrodzenie oraz stosowany system motywacji w firmie, awansów
  • dane statystyczne, wysokość obrotu, stosowanej marży
  • dane dostawców
  • plany wejścia w nowe produkty, rynki
  • sposób organizacji pracy

 

Jak widzisz może być tego sporo. Jednak aby coś było informacją poufną w firmie muszą być spełnione pewne przesłanki.

 

Najpilniej strzeżona tajemnica handlowa świata

Pierwszy raz farmaceuta z Georgii John Pemberton wyprodukował napój znany na świecie jako Coca-Cola w 1886 r. Tajemniczy skład, w  ramach którego początkowo wchodziły nawet śladowe ilości kokainy (usunięte z receptury w 1903 roku), jest ścisłe chroniony.

Trudno się temu zresztą dziwić.

Jednak nawet jeśli nie jesteś twórcą Coca-coli, posiadasz pewne informacje, które z twojego punktu widzenia mają wartość dla przedsiębiorstwa.

Dla zapewnienia tajemnicy przedsiębiorstwa, informacje te muszą spełnić kilka przesłanek:

  1. informacje nie są powszechnie znane. Oznacza to, że nie są ujawnione do wiadomości publicznej, a jedynie dla pewnego grona osób, np. zarządu, pracowników, kontrahenta.
  2. osoba podjęła działania dla ich poufności, np. wprowadziła taki regulamin firmy, pracownicy podpisali oświadczenie o zachowaniu poufności.
  3. stanowią informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą.

 

 

 

Informacjami poufnymi nie są informacje, których udostępnienie wymaga zgody ich właściciela np. dane osobowe lub, które nie zostały uznane za poufne.

Nie chodzi o to co się wydaje szefowi, czy tobie, ale jakie kroki zostały podjęte, aby osoby z boku patrząc zorientowały się, że pewnych informacji się „nie wynosi”.

Zawierając umowę z partnerem biznesowym, kontrahentem poza umową o współpracę, usługę warto pomyśleć o umowie o poufności.

Nie wyeliminuje to całkowicie ryzyka, ale na pewno je zminimalizuje, a gdy dojdzie do nieuprawnionego rozpowszechnienia informacji, będziesz miał argument w ręce.

 

Najważniejsze elementy umowy o poufności

Umowa o poufności to umowa w ramach której zobowiązują się do wymiany poufnych materiałów lub wiedzy z zastrzeżeniem ich dalszego nierozpowszechniania.

W takiej umowie obie strony mogą się zobowiązać do zachowania poufności (zobowiązanie wzajemne) lub taki obowiązek może dotyczy tylko jednej strony umowy.

Poza tak podstawowymi kwestiami jak miejsce i data zawarcia prawidłowe określenie stron umowy czy podpisy, umowa o poufności powinna określać:

  • to, co jest poufne
  • jakie działania uznawane będą za naruszenie tajemnicy
  • okresu przez jaki ma obowiązywać poufność
  • wynagrodzenie  / odszkodowanie przysługujące pracownikowi za powstrzymywanie się od ujawniania tajemnicy przedsiębiorstwa oraz termin i sposób jego wypłaty
  • kary umowne za naruszenie umowy
  • zasięg terytorialny / zawodowy obowiązywania poufności – jeśli brak takich uregulowań przyjmuje się, że obejmuje terytorium działalności przedsiębiorstwa oraz branży w której działa.

 

Ważne, aby umowa precyzyjnie regulowała jej przedmiot i zakres poufności tak, aby obydwie strony wiedziały do czego są zobowiązane.

 

Jeśli spodobał ci się artykuł, koniecznie podziel się nim ze znajomymi: