Jakiś czas temu pisałam o zawieraniu umów na piśmie wskazując na najważniejsze, moim zdaniem, elementy,  które pozwolą zabezpieczyć interes firmy (jak chcesz wrócić do tego artykułu to zapraszam: Umowy zawierane na piśmie, czyli jak je dobrze napisać, aby zabezpieczyć interes firmy).

Oczywistym jest, że nie da się zabezpieczyć całkowicie. Nie zmienia to jednak faktu, że warto ryzyko zminimalizować, zamiast wystawiać się wobec nieuczciwych kontrahentów.

Dzisiaj chcę opisać przypadek takiego nieuczciwego kontrahenta, który….znika.

 

Czapka niewidka

Jeden z moich znajomych prowadzący firmę zawarł umowę, na mocy której wsadził swój sprzęt do lokalu klienta. Umowa dotyczyła także sprzedaży produktu dla kontrahenta za umówioną cenę.

Została spisana umowa i wydawało się na dzień jej podpisania, że wszystko będzie dobrze. Jednak po jakimś czasie, kontrahent przestał zamawiać produkty i odbierać telefony. Gdy znajomy przyjechał do siedziby kontrahenta (była to kawiarnia) zastał lokal zamknięty.

Powtórzyło się to raz, drugi i kolejny. Klient zniknął. Nie odpisywał na maile, nie odbierał telefonów, kompletny brak kontaktu. Na umowie wyłącznie dane adresowe zamkniętego lokalu, w którym był użyczony sprzęt. Co wówczas zrobić? Szukać!

Nauczka na przyszłość

W przedstawionej sprawie, udało się skontaktować z kontrahentem poprzez portale społecznościowe i odzyskać sprzęt. Była to pouczające na przyszłość, że warto przy spisywaniu umowy wziąć dodatkowy adres, czy numer telefonu, załączyć ksero dowodu osobistego.

Możesz także pomyśleć o procedurze zawierania umów, czyli określić, jakie dokumenty oraz dane osobowe i firmy będą niezbędne do podpisania umowy. Wiem, że słowo procedura kojarzy się z papierologią, ale jeśli wprowadzisz w firmie jednolite wymogi, to każdy Twój pracownik będzie tego przestrzegał i nie będzie sytuacji, że przykładowo Pan Adam to wymaga, a Pan Marek to miły gość i nie chce.

W takiej sytuacji na pytanie klienta, dlaczego mam to i to podawać albo załączać można wskazać na opis procedur wewnętrznych obowiązujących przy zawieraniu umów handlowych. Ustalenie takich procedur wymaga czasu i rozwoju firmy, a niekiedy jest wynikiem po prostu „wpadki”  i tego, że „uczymy się na błędach”.

Procedury nie muszą być obszernym, wielostronicowym dokumentem. Mogą zostać ujęte na jednej kartce w formie, na przykład checklisty. Ale musi z nich jasno wynikać, przy jakich umowach (które najczęściej zawiera twoja firma), jakich danych wymagasz.

Nie ukrywam, że życie jest tak bogate, iż nawet przy dołożeniu staranności nie jesteśmy w stanie zabezpieczyć się na każdą ewentualność, ale jak napisałam na początku, można zminimalizować ryzyko.

 

Klient jest a jakby go nie było

Zupełnie odmienna sytuacja jest wówczas, gdy klient prowadzi działalność, jest z nim kontakt, ale zapomina zapłacić. Niestety nie jest to rzadki przypadek. Niedawno czytała, że ściągalność należności od kontrahentów jest w Polsce na poziomie około 30%.

Jednak na temat wezwania do zapłaty oraz wpisywaniu na listę dłużników napiszę w następnych artykułach, do których czytania, już teraz zachęcam 🙂