Jakie dane osobowe pracownika może żądać pracodawca

Zawierając umowę o pracę z nowym pracownikiem niezbędne jest uzyskanie od niego danych osobowych.

To oczywiste.

Jednak, odkąd obowiązuje RODO pracodawcy zaczęli mieć wątpliwości, jaki zakres danych jest niezbędny a jaki już nadmierny.

Dlatego, że – tylko przypomnę – RODO dużą wagę kładzie na minimalizację danych, czyli pozyskiwanie i przetwarzanie wyłącznie tych danych, które są niezbędne dla celu ich pozyskania.

W praktyce chodzi o to, abyś jako pracodawca nie przetwarzała większej liczby danych niż to jest niezbędne dla zawarcia umowy o prace.

Gromadzenie danych osobowych

W zasadzie do zawarcia umowy o pracę wystarczą dane osobowe pozyskane podczas procesu rekrutacji, co jest konsekwencją obowiązkowej zawartości umowy o pracę.

Zgodnie z art. 29 par. 1 Kodeksu pracy, osoba ubiegająca się o pracę ma obowiązek podać:

• imię (imiona) i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe, np. numer telefonu, adres mailowy czy adres stacjonarny do korespondencji tradycyjnej, ale pracodawca może z nich korzystać wyłącznie do potrzeb rekrutacji i sfinalizowania zatrudnienia, w trakcie którego przetwarzanie tych danych jest dozwolone wyłącznie za zgodą pracownika (stanowiska MRPiPS z 9.8.2019 r. oraz UODO z 17.8.2020 r.),
• wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy ich podania wymaga rodzaj lub stanowisko pracy.

⚖️

Od 24 grudnia 2025 r. z przebiegu dotychczasowego zatrudnienia wyłącza się informację o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy (art. 22¹ § 1 pkt 6 Kodeks pracy).

Z kolei od 1 stycznia 2026 r. umieszcza się w niej okresy:

• prowadzenia pozarolniczej działalności,
• wykonywania umów cywilnoprawnych
• inne okresy wskazane we wchodzącym tego dnia w życie art. 302¹ Kodeksu pracy.

Przepis ten nakazuje ich wliczanie do okresów zatrudnienia.

Jakie jeszcze dane może gromadzić pracodawca

W praktyce pracodawcy mogą pozyskiwać również PESEL i adres zamieszkania osoby przyjmowanej do pracy.

To konsekwencja treści dokumentów, jakie mają obowiązek wystawić takiej osobie przed nawiązaniem stosunku pracy.

Adres zamieszkania i PESEL wpisują się bowiem do:

• skierowania na badania lekarskie (wzór z załącznika nr 3a BadLekR).
• umowy o pracę (por. pomocniczy wzór umowy o pracę udostępniany przez MRiPS na stronie www.gov.pl), choć nie jest to obowiązkowe i raczej wskazane tylko wtedy, gdy istnieje konieczność odróżnienia dwóch osób o tych samych imionach i nazwiskach oraz datach urodzenia.

Obie dane pracodawca może pozyskiwać od osoby przyjmowanej do pracy na podstawie art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy

Natomiast art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy upoważnia do żądania innych jeszcze danych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

⚖️

W tym temacie wypowiedział się Urząd Ochrony Danych Osobowych (stanowisko opublikowane 17 sierpnia 2020 r.), który uznał, że:

Pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika podania prywatnego numeru telefonu czy prywatnego adresu e-mail, jeśli nie wynika to z przepisów prawa pracy. Jeśli pracodawca pozyskał takie dane w trakcie rekrutacji, nie może ich wykorzystywać do celów zawodowych bez wyraźnej zgody pracownika.

Używanie prywatnych urządzeń i danych do celów służbowych musi być oparte na dobrowolnej zgodzie pracownika, a zgoda ta powinna precyzować zasady kontaktu.

Gdy pracownikiem jest cudzoziemiec

W takiej sytuacji pracodawca żąda od cudzoziemca, którego chce zatrudnić podania następujących danych:

• imię (imiona) i nazwisko;
• obywatelstwo;
• nazwa, seria, numer, data wydania i data ważności dokumentu podróży;
• numer PESEL, a w przypadku osób nieposiadających tego numeru – data urodzenia i płeć.

Przed zawarciem umowy o pracę osoba zatrudniana będąca cudzoziemcem musi przedłożyć pracodawcy kopie uzyskania lub potwierdzenia uprawnienia do jego zatrudnienia.

Pracodawca ma obowiązek zażądać od cudzoziemca przedstawienia:

• przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terenie RP,
• w czasie wykonywania pracy domagać się okazania dokumentu uprawniającego do pobytu.

Oświadczenia osoby zatrudnianej

Osoba przyjmowana do pracy, w tym także cudzoziemiec, przedstawia dane osobowe w postaci oświadczenia.

Na przykład wypełniając kwestionariusz osobowy, jeżeli pracodawca stosuje go u siebie w firmie.

Jeżeli szukasz wzoru umowy o pracę lub umowę zlecenie przygotowanego przez prawnika – skorzystaj z wzorów dostępnych w sklepie.