Są osoby, które unikają urzędów, jak tylko mogą. Niestety, czasami przychodzi taki dzień kiedy musisz zgłosić się do urzędu bo kupiłeś samochód i musisz go zarejestrować, zmieniłeś adres zamieszkania, kupiłeś dom, urodziłaś dziecko, zakładasz działalność gospodarczą  itp. itd.

W każdym razie, chcę Ci uświadomić, że nawet jeżeli nie chcesz przekroczyć progu urzędu, to może się zdarzyć, że będziesz musiał to zrobić. Wyjątkiem od tego będzie załatwienie sprawy online, ale jak na razie nie we wszystkich urzędach w Polsce załatwisz wszystkie sprawy bez spotkania się twarzą w twarz z urzędnikiem.

A zatem…

1. Urzędnik to też człowiek

Czasami o tym zapominamy, że urzędnik też ma prawo mieć zły dzień, może go boleć głowa lub inne tego typu sprawy, które dotyczą każdego człowieka. Zapewne podniosą się głosy, że niezależnie od spraw osobistych urzędnik powinien wykonywać swoje zadania właściwie.

Tak, też się z tym zgodzę, ale czy Ty też jesteś w stanie oddzielić emocje od pracy. Jak masz słabszy dzień to jesteś w stanie niezależnie od tych doświadczeń pracować na najwyższym poziomie? Z pewnością jest trudniej, ale nie jest to niemożliwe.

Dlatego proponuję, aby w czasie wizyty w urzędzie skupić się na kwestiach merytorycznych, w jakiej sprawie się przyszło i jak to załatwić najszybciej, najprościej i skutecznie.

2. A może czekoladki?

Już dawno minęły czasy, że załatwienie sprawy w urzędzie uzależnione było od przyniesionych czekoladek, czy kawy. Nie ma potrzeby zaprzątania sobie głowy takimi drobiazgami, lepiej skupić się na tym co chcę załatwić w urzędzie, czy potrzebny jest formularz, jeśli tak to jak/gdzie go zdobyć (online czy osobiście  w urzędzie) oraz najważniejsze  jak ten formularz poprawnie wypełnić + ewentualnie opłacić (jeśli jest przewidziana opłata  – tego też należy się dowiedzieć).

3. Nie rozumiesz i co z tego

Moja praca nie polega na rejestracji samochodów i mam prawo się na tym nie znać. Natomiast od urzędnika w wydziale komunikacji oczekuję, że akurat on się na tym będzie znał doskonale.

Wychodzę z założenia, że jeżeli czegoś nie rozumiem to urzędnik mi to wytłumaczy. Jeśli nadal nie rozumiem to dopytuję do skutku oraz/lub proszę o pomoc w wypełnieniu druku.

Zachęcam w takiej rozmowie używać jednej z technik aktywnego słuchania, zwanej parafrazą.
Polega ona na streszczeniu własnym słowami wypowiedź rozmówcy, np. Jeśli dobrze Panią zrozumiałam to powinnam wypełnić to w tym miejscu i złożyć u Pani? Pozwoli Pani, że się upewnię…. Z tego co Pani mówi powinnam…

4. Niezwłocznie czyli dokładnie kiedy

Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Przepisy doprecyzowują, że niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę lub oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi.

Jeżeli potrzebne są dodatkowe wyjaśnienia – to w terminie miesiąca. A w przypadku szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania (art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego).

W praktyce oznacza to, że jeżeli przykładowo składasz wniosek w sprawie podatku od nieruchomości, prawidłowo wypełniony i podpisany wraz z aktem notarialnym to urzędnik powinien się nim zająć od razu, unikając przetrzymywania sprawy bez nadawania jej biegu lub czekania na końcówkę terminu.

Na koniec nie pozostaje nic innego, jak życzyć w rozpoczętym 2017 roku samych szybko i sprawnie załatwionych spraw w urzędzie 😉 no i oczywiście z uśmiechem 🙂

Potrzebujesz dodatkowej pomocy prawnej? Napisz na info@blizejprawa.com